Uno dei principali svantaggi dell'attuale stato dell'ecdotica istriana è il fatto che non esiste un unico insieme omogeneo di principi editoriali che regolano le edizioni delle fonti. Ad esempio, i principi di trascrizione di Vincenzo Joppi, curatore di alcune delle fonti seminali per la storia dell'Istria medievale, differiscono molto da quelli di Antonio Stefano Minotto. Inoltre, pur operando alla metà del XIX secolo, periodo in cui si erano già affermati metodi scientifici di critica delle fonti, Pietro Kandler si affidava a principi editoriali fortemente superati. Lo storico triestino ha addirittura preso l'iniziativa di “correggere” autori medievali, ad esempio aggiungendo dittonghi a nomi e aggettivi, o addirittura cambiando i tempi dei verbi e i loro modi dall'indicativo al congiuntivo. Dal punto di vista contemporaneo, tali principi editoriali sono esecrabili e assolutamente inaccettabili.
Pertanto, uno degli obiettivi chiave del progetto non è solo quello di raccogliere tutte le edizioni delle fonti primarie relative all'Istria medievale in un unico luogo, ma anche di curare le trascrizioni secondo un unico insieme di principi editoriali conformi alla lege artis contemporanea.
Dopo aver consultato diverse pubblicazioni autorevoli dedicate alla curatela di fonti medievali come Robert B. C. Huygens, Ars edendi: A Practical Introduction to Editing Medieval Latin Texts (Turnhout 2000), Jakov Stipišić, Pomoćne povijesne znanosti u teoriji i praksi [Le scienze ausiliarie della storia in teoria e pratica] (Zagreb 31991), Henry Ansgar Kelly, “Uniformity and Sense in Editing and Citing Medieval Texts,” Medieval Academy News 148 (Spring 2004): 8-9 e soprattutto Paolo Cammarosano, L'edizione dei documenti medievali: Una guida pratica (Trieste 2011), i principi editoriali sono stati enunciati come segue:
Ad ogni voce viene data una sigla univoca, spesso (ma non necessariamente) composta da un anno più due o tre lettere (ad es. 1210_OIV che sta per l'anno 1210 e l'imperatore Ottone IV). Queste voci vengono quindi ordinate cronologicamente dalla più vecchia alla più recente, dal volume 1 al volume 6. Il motivo per cui alle voci non viene semplicemente assegnato un numero, ad esempio doc. 1 o doc. 78, risiede nel fatto che esistono numerose fonti inedite relative alla storia dell'Istria medievale che verranno sistematicamente editate e inserite nella banca dati nell'ambito del progetto . Pertanto, voci che oggi sono contigue potrebbero nel giro di un anno diventare abbastanza distanti l'una dall'altra a causa delle edizioni di nuove fonti prima sconosciute. Al fine di evitare di dover continuamente rinumerare i documenti ogni volta che nuove edizioni vengono pubblicate e introdotte nella banca dati, viene adottato l'attuale sistema di sigle univoche, che consente una maggiore flessibilità e coerenza nella citazione delle voci della banca dati.
Dopo che le è stata attribuita una sigla univoca, ogni voce viene poi editata secondo questi campi:
- Era — indica il numero del volume ordinato cronologicamente della rispettiva edizione di origine, dal vol. 1 al vol. 6.
- Serie — classifica la voce in una delle varie serie di fonti, di cui le principali sono
- Diplomata (per vari atti di natura pubblica e privata quali privilegi imperiali, donazioni, ecc.);
- Scriptores (per estratti da varie fonti narrative come cronache o agiografie);
- Leges (per fonti legali quali statuti, ordinanze o ruoli fiscali);
- Acta Veneta (per atti di organi costituzionali veneziani come il Senato o il Maggior Consiglio);
- Acta Patriarchalia (per i documenti degli organi costituzionali del Patriarcato di Aquileia come il Parlamento Friulano);
- Acta notariorum (per le voci presenti nei libri notarili di imbreviature);
- Acta potestatum (per le voci presenti nei libri dei rettori dei comuni istriani);
- Regesta (per le voci presenti in raccolte storiche di regesti come il celebre Thesauri claritas, l'inventario dei documenti del Patriarcato di Aquileia composto nell'ultimo quarto del XIV secolo).
- Data — fornisce la datazione del documento. La datazione sarà sempre espressa nel seguente formato: giorno (se noto), mese (se noto) e anno (secondo la datazione dell'Era Volgare). Se non è possibile una datazione più dettagliata, a volte verrà data una data relativa (ad esempio "tra il 575 e il 582").
- Luogo — riporta il toponimo del luogo in cui è stato emesso il documento. Questo toponimo seguirà sempre le convenzioni del paese di appartenenza del luogo ai giorni nostri. Ad esempio, Civitas Austrie sarà reso come Cividale, non Čedad; Iustinopolis sarà reso come Koper, non Capodistria o Koper; Mugla sarà reso come Muggia, non Milje, ecc. Anche i luoghi che hanno un toponimo inglese ufficiale (es. Venice per Venezia) non saranno esclusi da questa regola in questo particolare campo.
- Regesta — offre un breve riassunto del contenuto del documento.
- Soggetti — indicizza i principali attori storici presenti nel documento per renderli facilmente ricercabili in tutto il database. Ad esempio, un atto di donazione emesso dall'imperatore Enrico IV al patriarca Ulrico d'Aquileia vedrà indicati entrambi i personaggi in questo campo; cliccando sul nome di qualsiasi soggetto elencato in questo campo, l'utente verrà indirizzato a un elenco di tutti i documenti che trattano questo particolare soggetto storico. Senza eccezioni, i nomi presenti in questo campo saranno sempre scritti in latino (e.g. Henricus IV, rex Romanorum, imperator Imperii Romanorum per il re Enrico IV; Wodalricus I, de domo comitum de Wimmare et Orlagemunde, marchio Carniole, marchio Istrie, per il margravio Ulrico I Weimar-Orlamünde; Iustinopolis, commune, per il Comune di Capodistria, ecc.)
- Fonte — indica la posizione fisica del codex optimus, fonte primaria su cui viene effettuata la trascrizione. Pertanto, il tipo di edizione preferito nel database è la cosiddetta "edizione del bon manuscript" e non la "edizione critica lachmanniana". Se il documento è completamente disponibile nell'originale ben conservato e completamente leggibile, il campo non riporterà la posizione delle copie successive; se la fonte è conservata solo in copie successive, il campo di solito elencherà solo le copie più rappresentative e più vicine all'originale perduto. Gli originali sono sempre contrassegnati e indicati come A; le copie come B, C, D, ecc. A volte, specialmente con edizioni molto vecchie, individuare l'originale è molto difficile in quanto gli editori indicavano semplicemente "dall'archivio di Vienna" o "dagli archivi veneziani" anziché fornire maggiori dettagli. Uno degli obiettivi del progetto è quello di offrire informazioni il più possibile dettagliate in questo campo, ma ci vorrà del tempo prima che tutte le voci presentino informazioni dettagliate in questo campo. Inoltre, alcune fonti originali sono andate perdute dai tempi dei curatori del XVIII o del XIX secolo.
- Edizioni precedenti — indica la pubblicazione della migliore edizione del documento che viene utilizzata come trascrizione della fonte e adattata secondo questi principi editoriali. Il campo non conterrà necessariamente tutte le edizioni esistenti del documento, ma solo la selezione del curatore.
- Edizione FIM — indica che tipo di edizione è pubblicata nel database. Si può trattare di:
- Diplomatica: un'edizione basata sull'originale o sul bon manuscript (il tipo di edizione più comune su FIM);
- Ricostruttiva: un'edizione critica di tipo lachmanniano mediante la quale un originale perduto viene ricostruito sulla base di tradizioni manoscritte successive;
- Replica adattata: una copia dell'edizione a cui si fa riferimento nel campo Edizioni Precedenti redatta secondo le convenzioni sotto riportate (solo nei casi in cui il curatore non ha ancora potuto trovare e/o consultare il manoscritto).
- Trascrizione — presenta la trascrizione dei contenuti della fonte e segue queste convenzioni:
- Le interpolazioni del redattore sono tra parentesi quadre []
- Il testo originariamente scritto sui margini di un manoscritto è racchiuso tra parentesi angolari <>
- Le parti illeggibili del testo sono rese con tre puntini all'interno di parentesi quadre [...]
- Fedeltà assoluta alle forme lessicali, grammaticali e sintattiche dell'originale; assolutamente nessuna “correzione” del latino degli autori.
- Se compaiono dei punti nel manoscritto, vengono resi come tali nella trascrizione, ma solo fino a cinque punti; qualsiasi occorrenza superiore a cinque punti viene sempre resa come cinque punti.
- La lettera "u" o "v" è resa come "v" quando sta per la consonante e come "u" quando sta per la vocale.
- Tutti i casi di "j" sono resi come una "i".
- Tutti i casi di "y" alla fine di una parola che sta per "ii" sono resi come "ii".
- I numeri, dove l'editore può consultare il documento originale, non vengono ampliati e scritti per intero; IVor nell'originale che sta per il numero cardinale quattro (4) è reso come "IVor", proprio come XIIcima che sta per il numero ordinale dodicesima (12ª) è reso come "XIIcima". Anche i numeri arabi non sono espansi e scritti in lettere.
- Tutte le altre contrazioni e abbreviazioni vengono espanse.
- I segni grafici standard sono resi come segue: “(S)” per un segno scritto a mano dei testimoni; “(SN)” per segno dello scriba o notaio, “(SC)” per Chrismon; "(SM)" per un monogramma di un re o imperatore sovrano; “(R)” per una rota papale; “(+)” per il simbolo che designa le proposte accettate votate nei consigli veneziani.
- L'uso delle maiuscole è regolarizzato e segue le convenzioni odierne; i titoli degli uffici e dei gradi non sono in maiuscolo (e.g. imperator, rex, marchio, patriarcha, episcopus, etc.), ma i titoli degli enti e delle regioni geo-amministrative sono in maiuscolo (e.g. Imperium, Regnum, Marchionatus, Patriarchatus, Episcopatus, etc.); gli aggettivi derivati da nomi propri sono in maiuscolo (e.g. patriarcha Aquileiensis, denarii Veronenses, etc.); i nomi dei giorni e dei mesi non sono in maiuscolo (e.g. die veneris, undecima mensis madii); il sostantivo Deus e tutti i sostantivi e pronomi che stanno per Deus e Iesus sono in maiuscolo (quod Deus avertat, anno Eius nativitatis, anno Dominice incarnationis, in nomine Patris, Filii et Spiritus Sancti, etc.); gli aggettivi che qualificano le persone sante o beatificate non sono maiuscole (sancti Fortunatus et Hermagoras, sanctus Maurus, beatus Bertrandus, beata virgo Maria, etc.); quando sta per la comunità e non per un edificio specifico il sostantivo Ecclesia è sempre in maiuscolo.
- Viene introdotta la punteggiatura moderna; il discorso indiretto è sempre preceduto da due punti e racchiuso tra virgolette (Et dixit Vantus Iohanne: “Va con Dio.”).
- Nei casi in cui un documento è un semplice derivato di una fonte precedente, le parti identiche nel documento derivato sono rese con caratteri in corpo ridotto, le parti mancanti sono contrassegnate da un asterisco (*) e le parti originali sono scritte in caratteri standard.
- Apparato critico — fornisce varie note sul testo del manoscritto e, in caso di edizione critica basata su più manoscritti diversi, elenca le interpretazioni di altre copie. Le abbreviazioni utilizzate nell'apparato critico sono le seguenti:
add. – addidit
al. man. – alia manus
canc. – cancellavit
cf. – confer
coni. – coniecit / conicimus
def. – deficit
des. – desinit
dub. – dubitanter / lectio dubia
ed. – edidit / editio
em. – emendavit / emendatio
eras. – erasit
ex corr. – ex correctione
exp. – expunxit
expl. – explicit
in marg. (d. / inf. / sin. / sup.) – in margine (dextra / inferiore / sinistra / superiore)
incip. – incipitinf. (l) – infra (lineam)
inv. – invertit
iter. – iteravit
lac. – lacuna
lit. – litura / liturae
leg. – legit / legimus
lect. – lectio
man. r. – manus recentior
obsc. – obscurum (difficile legitur)
om. – omisit
(in) ras. – (in) rasura
sec. – secundum
seq(q). – sequens (sequentes)
fort. – fortasse
sig. abbr. – signum abbreviationis
sup. (l.) – supra (lineam)
Vulg. – Vulgata Sacrae Scripturae interpretatio - Traduzione — fornisce una traduzione pubblicata o (ancora) non pubblicata dei contenuti del documento in inglese, italiano e/o croato; la traduzione è prevista solo per documenti di particolare importanza per il percorso storico dell'Istria al fine di renderli accessibili a un pubblico più ampio, come scolari e studenti; le fonti delle traduzioni pubblicate sono sempre citate.
- Toponimi mappati — visualizza i toponimi menzionati nel documento su una mappa contemporanea tramite l'interfaccia di Google Maps.
- Reminescenze medievali — fornisce i testi delle regesta medievali del documento in questione o le descrizioni narrative degli eventi descritti nel documento dai cronisti medievali.
- Bibliografia selezionata — elenca le pubblicazioni chiave che trattano la fonte in questione.
- Note del redattore — forniscono informazioni aggiuntive su vari aspetti della fonte in questione.
- Come citare — suggerisce un possibile modo di fare riferimento alla voce del database nell'apparato critico.
- Facsimile — visualizza la riproduzione digitale della fonte primaria su cui si basa l'edizione.
- Fonte dell'immagine e informazioni — fornisce informazioni dettagliate sulla fonte dell'immagine e sul relativo copyright, nonché su tutti i segni aggiuntivi effettuati dal redattore (di solito linee rosse che segnalano la parte esatta del folio manoscritto che viene trascritta).