Jedan od glavnih nedostataka trenutnog stanja objavljivanja istarskih povijesnih izvora (egdotike) je činjenica da ne postoji jedinstveni, unificirani komplet priređivačkih načela po kojemu bi se uređivale objave izvornog materijala. Na primjer, transkripcijska načela Vincenza Joppija, , priređivača nekih od ključnih izvora za povijest srednjovjekovne Istre, uvelike se razlikuju od onih Antonija Stefana Minotta. Štoviše, iako je radio sredinom 19. stoljeća, u periodu u kojem je već vladao znanstveni pristup kritici povijesnih vrela, Pietro Kandler Štoviše, iako je radio sredinom 19. stoljeća, u periodu u kojem je već vladao znanstveni pristup kritici povijesnih vrela, Pietro Kandler se oslanjao na izuzetno zastarijele priređivačke principe; tršćanski je povjesničar čak samovoljno dozvoljavao "ispravljati" srednjovjekovne autore tako što je, primjerice, dodavao diftonge imenicama i padežima ili čak mijenjao glagolska vremena ili načine iz indikativa u konjunktiv. Iz današnje perspektive, ovakva su priređivačka načela grozna i posve neprihvatljiva.
Stoga je jedan od glavnih ciljeva projekta ne samo prikupljanje svih edicija povijesnih izvora koji se tiču srednjovjekovne Istre, već i uređivanje transkripcija prema jedinstvenom sustavu priređivačkih načela sukladno sa suvremenim načelima struke (lege artis).
Nakon konzultacije nekolicine ključnih publikacija posvećenima priređivanju srednjovjekovnih povijesnih vrela, poput knjige Roberta B. C. Huygensa, Ars edendi: A Practical Introduction to Editing Medieval Latin Texts (Turnhout 2000), Jakova Stipišića, Pomoćne povijesne znanosti u teoriji i praksi (Zagreb 31991), članka Henryja Ansgara Kellyja, “Uniformity and Sense in Editing and Citing Medieval Texts,” Medieval Academy News 148 (2004): 8-9 i, najbitnije, priručnika Paola Cammarosana, L'edizione dei documenti medievali: Una guida pratica (Trst 2011), odlučena su sljedeća priređivačka načela:
Svakom dokumentu je dodijeljena jedinstvena signatura, često (ali ne i nužno) sastavljena od godine i dva do tri slova (npr. 1210_OIV što bi stajalo za 1210. godinu i cara Otona IV.). Dokumenti se potom sortiraju kronološki od najstarijeg do najmlađeg i razvrstavaju u jedan od šest svezaka. Razlog zbog čega se dokumentima ne daje standardna, uobičajena signatura (npr. dokument br. 1, ili br. 78) leži u činjenici da postoje brojni neobjavljeni i dosada nepoznati povijesni izvori koji se tiču srednjovjekovne Istre koji će se sustavno priređivati i upisivati u bazu podataka putem projekta . Stoga, dokumenti koje se u jednom trenutku budu nalazili jedan do drugoga mogu već sljedeće godine biti podosta odvojeni poradi priređivanja novih, prethodno nepoznatih povijesnih izvora. Kako bi se izbjeglo učestalo renumeriranje upisanih dokumenata svaki put kada se naiđe na novi povijesni izvor, pribjeglo se opisanom sistemu dodjeljivanja jedinstvenih signatura koji omogućuje veću fleksibilnost i konzistenciju prilikom citiranja baze podataka u kritičkom aparatu.
Nakon pripisane jedinstvene signature, svaki dokument priređen je prema sljedećim poljima:
- Razdoblje — daje broj sveska, određen kronološki od 1. do 6., u koji dokument spada.
- Serija — klasificira dokument u jednu od nekolicine serija od kojih su glavne
- Diplomata (za raznolike javne i privatne isprave poput imperijalnih privilegija i darovnica, itd.);
- Scriptores (za izvatke iz različitih narativnih vrela poput kronika i hagiografija);
- Leges (za pravne izvore poput statuta, propisa i urbara);
- Acta Veneta (za dokumente konstitucionalnih tijela Mletačke Republike, poput Senata ili Velikog Vijeća);
- Acta Patriarchalia (za dokumente konstitucionalnih tijela Akvilejskoga patrijarhata, poput Furlanskog parlamenta);
- Acta notariorum (za zabilješke iz notarskih knjiga imbrevijatura);
- Acta potestatum (za zabilješke iz knjiga upravitelja istarskih komuna);
- Regesta (za unose iz povijesnih zbirka regesta poput čuvenog djela Thesauri claritas, inventara dokumenata Akvilejskog patrijarhata sastavljenog u zadnjoj četvrtini 14. stoljeća).
- Datum — donosi dataciju dokumenta u sljedećem formatu: dan (ukoliko je poznat), mjesec (ukoliko je poznat) i godina (ukoliko je poznata, uvijek prema sustavu Nove ere). Ponekad, ukoliko je nemoguće odrediti preciznije, dat će se samo relativna datacija (npr. "između 575. i 582. godine").
- Mjesto — daje toponim mjesta u kojemu je dokument izdan. Taj toponim je uvijek zabilježen prema konvencijama države u kojoj se mjesto danas nalazi. Na primjer, Civitas Austrie bit će naveden kao Cividale, ne kao Čedad; Iustinopolis kao Koper, ne kao Capodistria ili Kopar; Mugla kao Muggia, ne kao Milje, itd.
- Regest — nudi kratak sadržaj dokumenta.
- Subjekti — polje indeksira ključne povijesne sudionike koji se javljaju u dokumentu kako bi ih se moglo lako pretraživati kroz bazu podataka. Na primjer, donacijska isprava koju je izdao car Henrik IV akvilejskom patrijarhu Ulriku imat će obje osobe izlistane u ovom polju; klikom na bilo kojeg lika izlistanog u ovom polju korisnik pristupa posebnoj stranici na kojoj su indeksirani svi dokumenti u kojima se ta osoba pojavljuje. Bez iznimaka, imena izlistana u ovom polju uvijek su pisana na latinskom (npr. Henricus IV, rex Romanorum, imperator Imperii Romanorum za rimskog kralja i kasnijeg cara Svetog Rimskog Carstva Henrika IV.; Wodalricus I, de domo comitum de Wimmare et Orlagemunde, marchio Carniole, marchio Istrie, za markgrofa Ulrika I. Weimar-Orlamündea; Iustinopolis, commune, za koparsku komunu, itd.).
- Izvornik — daje fizičku lokaciju na kojoj se nalazi codex optimus, izvor na temelju kojega se priređuje transkripcija. Stoga, privilegirana vrsta izdanja u ovoj bazi podataka je takozvana "priredba na temelju najboljeg rukopisa", a ne "Lachmannovska kritička priredba". Ako je dokument u potpunosti sačuvan u dobro očuvanom, potpuno čitljivom izvorniku, polje neće sadržavati mjesta kasnijih kopija; ako je izvor sačuvan samo u kasnijim prijepisima, u polju će se obično navesti samo najreprezentativnije kopije koje su najbliže izgubljenom izvorniku. Izvornici su uvijek označeni kao A, kopije kao B, C, D itd. Ponekad, naročito kod vrlo starih izdanja, lociranje originala je vrlo teško jer bi priređivački jednostavno napisali "iz arhiva u Beču" ili "iz mletačkih arhiva" umjesto detaljnijih navoda. Jedan od ciljeva projekta je i navođenje što je moguće više informacija u ovom polju, no bit će potrebno puno vremena prije negoli svakom unosu bude pripisane detaljne informacije u ovom polju. Također, neki su izvornici koji su bili dostupni priređivačima 18. i 19. stoljeća danas izgubljeni.
- Prethodna izdanja — daje naslove publikacija u kojoj se nalaze najbolja dosadašnja izdanje dokumenta. Polje nužno ne sadrži sve postojeće edicije izvora, već samo urednikovu selekciju.
- FIM izdanje — navodi koja je vrsta izdanja objavljena u bazi podataka. To mogu biti:
- Diplomatsko: izdanje temeljeno na izvorniku ili najboljem rukopisu (najčešći tip izdanja u FIM-u);
- Rekonstruktivno: lahmannski tip kritičkog izdanja u kojemu se izgubljeni izvornik rekonstruira na temelju kasnijih rukopisnih tradicija;
- Prilagođena kopija: prijepis izdanja na koje se upućuje u polju Prethodna izdanja, uređen prema dolje navedenim konvencijama (samo u slučaju kada urednik još nije uspio pronaći i / ili pregledati rukopis).
- Transkripcija — daje prijepis sadržaja izvornika i prati sljedeće egdotičke konvencije:
- Interpolacije urednika stavljene su u uglate zagrade []
- Tekst izvorno pisan na margini rukopisa stavljen je u šiljaste zagrade <>
- Nečitljivi dijelovi teksta iskazani su trotočjem unutar uglatih zagrada [...]
- Posvemašnja vjernost leksičkim, gramatičkim i sintaktičkim formama izvornika; nikakva „ispravljanja“ latinskog jezika srednjovjekovnih autora.
- Ukoliko se točkice (u formi trotočja) pojavljuju u rukopisu, one su prikazane kao takve u transkripciji, ali samo do pet točkica; sve iznad pet točkica prikazano je kao pet točkica.
- Slovo „u“ ili „v“ transkribirano je kao „v“ kada stoji za konsonant te kao „u“ kada stoji za samoglasnik.
- Svi slučajevi slova „j“ transkribirani su kao „i“.
- Svi slučajevi slova „y“ na kraju riječi kada stoje za „ii“ transkribirani su kao „ii“.
- Brojevi, u slučaju kada se konzultira sam izvornik, nisu razrješavani i ispisani. Primjerice, IVor u izvorniku koji stoji za glavni broj četiri je transkribiran kao „IVor“, baš kao što je XIIcima u izvorniku koji stoji za redni broj dvanaest transkribiran kao „XIIcima“. Arapske brojke također nisu ispisane.
- Apsolutno sve ostale kratice i kontrakcije su razriješene i ispisane.
- Uobičajeni grafički znaci transkribirani su na sljedeći način: „(S)“ za rukoznak svjedoka; „(SN)“ za znak pisara ili notara, „(SC)“ za krizmon; „(SM)“ za monogram kraljeva i careva; „(R)“ za papinsku rotu (znak papinske kancelarije); „(+)“ za simbol koji označava prihvaćene prijedloge za koje se glasalo u mletačkim vijećima.
- Kapitalizacija slova je standardizirana i prati suvremene konvencije. Titule i činovi nisu kapitalizirani (npr. imperator, rex, marchio, patriarcha, itd.), ali nazivi institucija i geo-administrativnih regija jesu (npr. Imperium, Regnum, Marchionatus, Patriarchatus, Commune, Episcopatus, itd.). Pridjevi nastali iz osobnih imenica također su kapitalizirani (npr. patriarcha Aquileiensis, denarii Veronenses, itd.). Imena dana i mjeseca u godini nisu kapitalizirana (npr. die veneris, undecima mensis madii). Imenica Deus i sve imenice i zamjenice u značenju riječi Deus i Iesus su također kapitalizirane (npr. quod Deus avertat, anno Eius nativitatis, anno Dominice incarnationis, in nomine Patris, Filii et Spiritus Sancti, itd.). Pridjevi koji kvalificiraju svetu ili blaženu osobu nisu kapitalizirani (npr. sancti Fortunatus et Hermagoras, sanctus Maurus, beatus Bertrandus, beata virgo Maria, itd.). Kada stoji u značenju zajednice, a ne specifične zgrade, imenica Ecclesia uvijek je kapitalizirana.
- Suvremena punktuacija je uvedena. Izravni govor stavljen je iza dvotočke i unutar navodnih znakova (npr. Et dixit Vantus Iohanne: „Va con Dio.“)
- U slučajevima kada je dokument jednostavni derivat ranijeg izvora, identični dijelovi izvedenog dokumenta prikazani su sitnim slovima (petit), dijelovi koji nedostaju označeni su zvjezdicom (*), a izvorni dijelovi derivata napisani su standardnim slovima.
- Kritički aparat — daje različite bilješke o tekstu rukopisa i, u slučajevima kako se izdanje temelji na nekolicini rukopisa, prikazuje drugačija čitanja iz ostalih egzemplara. Kratice koje se koriste u kritičkom aparatu su sljedeće:
add. – addidit
al. man. – alia manus
canc. – cancellavit
cf. – confer
coni. – coniecit / conicimus
def. – deficit
des. – desinit
dub. – dubitanter / lectio dubia
ed. – edidit / editio
em. – emendavit / emendatio
eras. – erasit
ex corr. – ex correctione
exp. – expunxit
expl. – explicit
in marg. (d. / inf. / sin. / sup.) – in margine (dextra / inferiore / sinistra / superiore)
incip. – incipitinf. (l) – infra (lineam)
inv. – invertit
iter. – iteravit
lac. – lacuna
lit. – litura / liturae
leg. – legit / legimus
lect. – lectio
man. r. – manus recentior
obsc. – obscurum (difficile legitur)
om. – omisit
(in) ras. – (in) rasura
sec. – secundum
seq(q). – sequens (sequentes)
fort. – fortasse
sig. abbr. – signum abbreviationis
sup. (l.) – supra (lineam)
Vulg. – Vulgata Sacrae Scripturae interpretatio - Prijevod — daje (ne)objavljeni prijevod dokumenta na hrvatski jezik; prijevod je predviđen samo za dokumente od izrazite važnosti za povijesni tijek Istre kako bi se učenicima i studentima, ali i široj javnosti, omogućilo čitanje izvornika; publikacije iz kojih se doslovno preuzimaju prijevodi dosljedno se citiraju.
- Mapirani toponimi — prikazuje toponime spomenute u dokumente na suvremenoj mapi preko Google Maps sučelja.
- Srednjovjekovna prisjećanja — donosi tekstove srednjovjekovnih regesta uređenog dokumenta i narativnih opisa događaja o kojima svjedoči dokument iz pera kasnijih srednjovjekovnih kroničara.
- Izbor iz bibliografije — izlistava naslove ključnih publikacija u kojima se o tom izvoru detaljnije raspravlja.
- Opaske urednika — daje dodatne informacije o raznim aspektima priređenog povijesnog izvora.
- Kako citirati — predlaže jedan mogući način kako citirati dokument iz baze podataka u kritičkom aparatu.
- Faksimil — daje digitalnu reprodukciju slike izvornika na temelju koje je temeljena kritička priredba.
- Informacije o slici — donosi detaljne informacije o izvoru slike i autorskih prava te o potencijalnim dodanim oznakama koje je unio urednik (najčešće crvene linije koje označuju dio rukopisa koji se transkribirao).